Pitopalvelun valinta

Omalle kukkarolle sopivaa pitopalvelua ja niiden kautta tarjottavia herkkuja kannattaa metsästää tarjousten perusteella. Tarjouksia kannattaa pyytää muutamasta eri paikasta, joko oman ruokalistan ja haluttujen lisäpalveluiden perusteella tai pyytäen pitopalvelun tai juhlapaikan omaan ehdotukseen perustuvan tarjouksen. Tarjouksen voi pyytää myös budjettiperiaatteella mainitsemalla kokonaisbudjetin ja vierasmäärän ja pyytämällä näitä silmälläpitäen tarjouksen.

Hintoja vertaillessa kannattaa katsoa, mitä tarkalleen rahoillaan saa. Samaankin ruokalistaan saattaa tulla hintaeroja eri paikkojen välillä, eikä hinta-laatusuhde välttämättä kuitenkaan ole erilainen. Jos ruokien, niiden raaka-aineiden ja palvelun hinta-laatusuhde useammalla yrityksellä on suunnilleen sama, kannattaa valita se yritys, jonka palvelu tuntuu asiakasystävällisimmältä, vaikka se maksaisikin muutaman lantin enemmän.

Tarjouspyynnöt

Pitopalvelun tarjouksesta tulisi ilmetä:

Ruokalista ja sen hinta /henkilö.
Sisältääkö annettu hinta alv:n vai ei!
Lapsihinnat ja ikäraja lapsihinnoille.

Hintaan kuuluvat juomat ja niiden määrä (esim. ad libitum = menekin mukaan).
Mahdollisten erikseen tilattavien alkoholijuomien hinnat.
Pöytiin tarjoiltujen juomien kaatokerrat, eli kuinka monta kertaa vieraiden lasit täytetään/ juoma.

Yöruoka/iltapala

Lisähinnat; astiat, liinat, lautasliinat, somisteet, tarjoilu, kuljetusmaksut.

Henkilökunnan määrä. Tämä on erittäin tärkeää, jotta juhlapöydät pysyvät siisteinä ruokailun aikana ja sen jälkeen. Suositus on 1 tarjoilija/ 20 vierasta.

Myös lisätoiveet, kuten onko mahdollista itse tehdä joitain ruokia, joiden tarjoilusta ehkä joudutaan maksamaan lisää?

Varaus- ja peruutusmaksu ja niihin liittyvät aikarajat.

Kuvat: Agape Catering

Kun ruoat tehdään itse

Suomessa perinteisesti suosittu tapa hoitaa häiden ruokatarjoilu on tietenkin buffet, eli "seisovapöytä" erilaisine herkkuineen. Buffet on erinomainen tapa kestitä isompaakin vierasjoukkoa ja kätevä silloin, kun ruoat tehdään itse. Buffetin haittapuoleksi voidaan laskea kylmätilojen laajempi vaatimustaso. Mitä enemmän tarjottavia laatuja on, sen enemmän kylmätilaa tarvitaan.

Pöytiin tarjoillun ruoan ongelmana usein on se, että tarjoiluhenkilökuntaa tarvitaan moninkertaisesti verrattuna buffet-tarjoiluun. Ns. kolmen ruokalajin tarjoilu ei kuitenkaan välttämättä muodostu kokonaisuutena buffettia kalliimmaksi, sillä sen valmistukseen ja jälkisiivoukseen menevä aika on usein lyhyempi.

Nykyään hääruokalistalta löytyvät perinteisten herkkujemme lisäksi muualta maailmalta tulleet erikoisuudet, kaikki sulassa sovussa keskenään. Ruoan suhteen voikin olla niin luova, kuin omat mieltymykset sanelevat ja taidot sallivat. Ruoka voidaan suunnitella vaikkapa hääparin häämatkakohteen hengessä.

Häämenun suunnittelu

Budjetti

Tämä lienee itsestäänselvyys, mutta tarjottavia miettiessä kannattaa pohtia koko kokonaisuutta ottaen huomioon mahdollisten lisäastioiden ja säilytystilojen tarve ruokien ja juomien valmistuksessa ja tarjoilussa. Pienet lisät kun kasvattavat budjettia vaivihkaa.

Tilaisuuden luonne

Perussääntönä pidetään: Mitä juhlavampi tilaisuus, sen hienommat ruoat.

Häiden ajankohta ja vuodenaika

Häiden tarjottaviin vaikuttaa häiden ajankohta, eli onko kyseessä lounashäät, vastaanotto vai koko päivän juhlat. Mitä pidempi juhla, sen enemmän ihmiset syövät. Vuodenaikakin sanelee ruokalistan sisältöä. Yleensä ajatellaan, että talvella syödään tukevampaa ja kesäaikana kevyempää ruokaa.

Ruoan valmistamisen ja tarjoilun kohtuullisuus

Kylmien tarjottavien tulee olla kylmiä ja kuumien kuumia. Samalla kannattaa huomioida ruokien valmistuksen ja tarjolle asettamisen välinen suhde: Onko keittiössä tarpeeksi monta kättä hoitamaan kaiken tarvittavan, jotta ruoka tarjoillaan ajallaan? Onko ruokien valmistukseen ja säilytykseen saatavilla tarpeeksi välineitä ja tilaa? Entä onko ruoan tarjoiluun ja pöytien siistimiseen saatavilla tarpeeksi väkeä? Jos juhlatilassa on pieni tiskiallas ja yksi tiskikone, aikaa kuluu pelkästään tiskien hoitamiseen!

Perusohjeena sanotaan, että pöytiin tarjoiltavissa ruoissa tarvitaan vähintään yksi tarjoilija/ 10 henkilöä. Buffetissa yksi tarjoilija tai avustaja/ 20 henkilöä.

Monipuolisuus ja kokonaisuus

Raaka-aineet valitaan yleensä vuodenajan mukaan jo edullisuudenkin vuoksi. Toisaalta vaikkapa tuoreet mansikat talvella ovat varsinaisia herkkupaloja, joilla saa lisänäyttävyyttä ruokaan. Eri ruokalajien rakenteiden tulisi myös olla erilaisia, samoin eri ruokalajien raaka-aineiden. Myös ruokalistan kokonaisuus on hyvä pohtia tarkkaan; ei liian monta rasvaista ja täyttävää ruokaa, ei liian monta samankaltaista ruokaa ja ei rasvaista pääruokaa, jota seuraa kylmä jälkiruoka.

Lisäksi Suomessa on totuttu siihen, että ruoka-aineallergiat otetaan huomioon ruokia tarjottaessa. Kohtuuttomuuksiin asti ei tässäkään tarvitse mennä, mutta mikäli ruoan voi valmistaa siten, että se soveltuu kaikkien vatsoille, ei siitä ole haittaakaan. Yleensä ruokalistoihin kuuluu sekä gluteenittomia, että laktoosittomia tai vähälaktoosisia vaihtoehtoja. Mikäli häävieraiden joukossa on eri uskontokuntien edustajia, heidät tulee ottaa huomioon ruokalistaa suunnitellessa. Esimerkiksi osa juutalaisista ei syö porsaanlihaa lainkaan. Ruoista, joissa käytetään kiellettyjä raaka-aineita, on kohteliasta mainita ruokalistalla tai erillisellä lapulla ruoan vieressä.

Ruoan menekki yleisesti

Ruoan menekkiin vaikuttaa tarjottavien yhteenlaskettu määrä sekä juhlan ajankohta ja vuodenaikakin. Pitkissä juhlissa kaikkea kuluu pääsääntöisesti enemmän. Erilaisia juhlaoppaita ja ammattilaisten antamia neuvoja lukiessa huomaa, että mielipide-eroavaisuudet ovat suuria. Ohjeita ei kannatakaan lukea orjallisesti. Menekit on laskettu koskemaan aikuisia ruokailijoita.

Ohessa annetut määrät ovat vain ohjeellisia ja ne on kasattu yleisti tunnettujen annosohjeiden ja käytännössä koettujen määrien välimaastoon.

Keskimäärin ruokaa yhdellä syömisellä, alkuruoista jälkiruokiin, kuluu n. 400-600g/aikuinen vieras, vastaanotolla n. 300-400g/aikuinen vieras. Mitä useampaa tarjottavaa on, sen vähemmän kutakin laatua varataan syöjää kohti. Kuvat: Nina Dodd