JUHLATILAN VALINTA

Juhlatilan valinta

Juhlatilaa valittaessa on syytä varata juhlan tyyliin ja vierasmäärään sopiva paikka. Jos aiotte kutsua 100 ihmistä, ei kannata luottaa siihen, että vieraita ei tulisikaan kuin 90, jotka mahtuvat ajateltuun juhlapaikkaan. Paikat ovat mitoitettu tietylle määrälle ihmisiä, mikä tarkoittaa sitä, että tilaa, saniteettitilat, tavaraa ja huonekaluja on käytössä ilmoitetulle määrälle paloturvallisuusseikoista puhumattakaan! Jos vieraita on enemmän kuin tila antaa myöten, ruokailusta ja itse juhlasta tulee yhtä miellyttävää, kuin matkustamisesta ruuhkabussissa. Juhlatila valitaan vierasmäärän ja juhlan mukaan, ei toisin päin!

Juhlapaikkoja vuokraavat erilaiset yhdistykset, kaupunkien tai kuntien edustajat, ravintolat, juhlatalot, sekä erilaiset huviloiden yksityiset ja kunnalliset omistajat. Vuokrattavat tilat vaihtelevat vaatimattomista, mutta hyvin varustelluista seurojentaloista näyttäviin huviloihin ja upeisiin historiallisiin rakennuksiin linnoista kartanoihin, joiden vuokrahinta voi pääasiallisesti kattaa vain itse rakennuksen käytön.

Yleisohjeita

Ennen kun varaatte juhlatilan, varmistukaa siitä, että juhlapaikka vastaa juhlanne tarpeita!

Hurmaavinkaan huvila ei ole oikea paikka, jos sen keittiötila ja varustus ovat riittämättömiä, tilaa on liian vähän, juhlapaikka on mahdottomien kulkuyhteyksien päässä tai niin vilkkaasti liikennöidyllä alueella, että pitkän matkan vierailla ei ole mitään mahdollisuutta jättää autoaan kuudenkaan korttelin päähän juhlapaikasta. Myös keittiötilan sijainti, sisäiset kulkuväylät ja portaikot ovat merkityksellisiä seikkoja. Varmista myös riittääkö juhlatilan lattiapinta-ala tanssimiselle mikäli juhlassa on ajateltu tanssia, ja löytyykö orkesterille ja seurustelulle tilaa ilman, että pöytiä joudutaan purkamaan välillä pois.

Juhlapaikan koon riittävyyttä ei voi alleviivata riittävästi. Harmillisen usein myös näkee ihmisten tekevän varauksen tietoisesti liian pieneen ta muuten itselle sopimattomaan juhlapaikkaan "parempaa etsiessä" joka aiheuttaa sen, että joku toinen jää vaille heille sopivaa juhlatilaa. Osin tästä ja pitkistä varausajoista johtuen juhlapaikat vaativat yleisesti peruuttamattoman varausmaksun. Monelta varauksen tehneeltä on unohtunut peruuttaa varaus sen itselle mieluisemman juhlapaikan löydyttyä.

Varmista paikan säännöt ja toimintatavat. Vaikka paikassa olisikin "tehty aina näin", sen ei pitäisi sulkea pois mahdollisuutta tehdä jokin asia tarvittaessa eri tavalla jos sille ei ole järkevää käytännön estettä. Älä oleta, on parempi katsoa ja kysyä kuin katua. Juhlatilojen käytännöt voivat myös muuttua. Se mitä luit paikasta aiemmin tilaa vuokranneilta, ei ehkä enää pidäkään paikkaansa tänään.

Jos juhlapaikan voi vuokrata pelkkänä tilana ilman pitopalvelua, keittiötilat kannattaa tarkastaa erityisen tarkasti. Joihinkin paikkoihin ei kuulu astioita lainkaan,mikä näkyy lisämenoeränä budjetissa - melkoisena sellaisena jos vieraita on paljon. Joissain historiallisissa tiloissa keittiötilat ovat melko hankalassa paikassa, pitkien ja jyrkkien portaiden päässä ja itse keittiövarustus saattaa olla heikko. On olemassa juhlatiloja, joissa ei voi valmistaa tai lämmittää ruokaa tai pestä koneella astioita, koska astianpesukoneita ei ole.

Monessa juhlatilassa kylmäsäilytystilojen tärkeyttä ei olla huomioitu lainkaan. Liian monessa sadalle hengelle mitoitetussa juhlatilassa on vain yksi jääkaappi. Tällöin joutuu etsimään pitopalvelun, joka tuo ruoat paikan päälle ja pitää ne lämpiminä ennen tarjoilua. Hääkakunkin kanssa saa olla varovainen jos säilytystilaa ei ole. Jos astianpesumahdollisuutta ei ole, astiat kannattaa vuokrata sellaisen vuokrapalvelun kautta, minne astiat saa palauttaa likaisina. Tämä kaikki on mahdollista, mutta lisää kustannuksia. Tarjolla on kuitenkin lukuisia sellaisia paikkoja, joiden varustus on erinomainen keittiöstä astioihin. Joissain paikoissa saa lainata kaiken tarvittavan juoma-annostelijoista pöytäliinoihin pientä korvausta vastaan.

Pelkän tilan vuokraamisen etuna on se, että moneen asiaan voi vaikuttaa itse omilla valinnoillaan ja toisaalta valmispaketeissa juhlien järjestely on vaivattomampaa.

Varmista nämäkin!

Juhlatilaa valitessa moni pieneltä tuntuva asia vaikuttaa juhlien konkreettiseen järjestämiseen ja kaikkea ei tule ajateltuakaan.

• Millainen parkkeerausmahdollisuus juhlatilan yhteydessä on? Mikäli parkkitilaa ei ole lainkaan tai sitä on vähän, mainitse asiasta kutsussa tai sen liitteessä. Pääseekö juhlatilalle julkisella liikenteellä - ja sieltä pois mihin saakka?
  

• Pääseekö juhlatilan läheisyyteen helposti autolla, isommallakin? Mikäli juhlapaikalle kuljetetaan astioita, pitopalveluruokia, somisteita tai kalusteita, ajomahdollisuus sisäänkäynnin lähelle on tärkeää. Muista mainita mahdollisista haasteista myös yrityksille, jotka tuovat juhlaanne tavaroita.

• Milloin tilaa pääsee somistamaan ja milloin somistus tulee purkaa pois? Moni vuokraaja yllättyy siitä, että juhlien jälkeen esimerkiksi somistus tulee purkaa pois keskellä yötä. Tämä lisää kustannuksia, mikäli somistuksia purkaa yritys. Sunnuntaiyötunnit eivät ole halpoja. Moni juhlapaikka joustaa tavaroiden noudon suhteen, mutta eivät kaikki.

• Pidetäänkö vihkiminen juhlapaikalla? Jos hääparin on tarkoitus tulla vihityksi juhlapaikan ulkotiloissa, voiko vihkimisen tarvittaessa järjestää pikaisellakin aikataululla sisätiloissa, mikäli sääolosuhteet niin vaativat?